DATA PROTECTION & PRIVACY

Come noto di recente il Cert-PA dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha elaborato undici semplici raccomandazioni rivolte ai dipendenti pubblici che hanno adottato la modalità di lavoro agile per aiutarli a utilizzare al meglio e in sicurezza i propri dispositivi personali: pc, smartphone, tablet.

Le raccomandazioni sono state predisposte sulla base delle misure minime di sicurezza informatica per le pubbliche amministrazioni fissate dalla circolare 17 marzo 2017, n. 1/2017.

Difatti la direttiva n. 1/2020 emanata dal Dipartimento della Funzione Pubblica prevede che il dipendente pubblico possa utilizzare propri dispositivi per svolgere la prestazione lavorativa, purché siano garantiti adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole pubbliche amministrazioni.

Le raccomandazioni sono le seguenti:

1. Segui prioritariamente le policy e le raccomandazioni dettate dalla tua Amministrazione.
2. Utilizza i sistemi operativi per i quali attualmente è garantito il supporto.
3. Effettua costantemente gli aggiornamenti di sicurezza del tuo sistema operativo.
4. Assicurati che i software di protezione del tuo sistema operativo (Firewall, Antivirus, ecc.) siano abilitati e costantemente aggiornati.
5. Assicurati che gli accessi al sistema operativo siano protetti da una password sicura e comunque conforme alle password policy emanate dalla tua Amministrazione.
6. Non installare software proveniente da fonti/repository non ufficiali.
7. Blocca l’accesso al sistema e/o configura la modalità di blocco automatico quando ti allontani dalla postazione di lavoro.
8. Non cliccare su link o allegati contenuti in email sospette.
9. Utilizza l’accesso a connessioni Wi-Fi adeguatamente protette.
10. Collegati a dispositivi mobili (pen-drive, hdd-esterno, etc) di cui conosci la provenienza (nuovi, già utilizzati, forniti dalla tua Amministrazione).
11. Effettua sempre il log-out dai servizi/portali utilizzati dopo che hai concluso la tua sessione lavorativa.

Da queste banali raccomandazioni appare evidente che nonostante le semplificazioni previste per il particolare periodo di emergenza il c.d. lavoro agile non è affatto banale come molti potrebbero pensare e presenta una serie di criticità dettate dall’uso dello strumento informatico che comunque devono essere prese in considerazione.

In effetti il dipendente in smart working è tenuto innanzitutto a:

• custodire con diligenza la documentazione, i dati e le informazioni dell’Amministrazione utilizzati in connessione con la prestazione lavorativa.
• al rispetto delle previsioni del Regolamento UE 679/2016 e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal d.lgs. n. 101/2018 in materia di privacy e protezione dei dati personali.

In ottemperanza alle disposizioni comunitarie e nazionali nonché di contratto, il dipendente è tenuto alla più̀ assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni in suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo e conseguentemente dovrà̀ adottare, in relazione alla particolare modalità̀ della sua prestazione, ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.

Inoltre, nella qualità̀ di “autorizzato” del trattamento dei dati personali, anche presso il proprio luogo di prestazione fuori sede, dovrà̀ osservare tutte le istruzioni e misure tecniche ed organizzative previste.

In particolare, con riferimento alle modalità̀ smart work, dovrà:

• porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel luogo di prestazione fuori sede;
• procedere a bloccare l’elaboratore in dotazione in caso di allontanamento dalla postazione di lavoro, anche per un intervallo molto limitato di tempo;
• qualora non si utilizzino dispositivi forniti dal titolare del trattamento si proceda ad installare almeno un buon sistema antivirus ed effettuare un’accurata scansione preventiva;
• evitare l’uso dei social network, o altre applicazioni social facilmente hackerabili;
• adoperare “misure di sicurezza” nell’utilizzo di pc o tablet come paraschermi (privacy-screen) che impediscano la visuale laterale del vicino, non tanto e solo per motivi di riservatezza, ma anche per la circolazione dei dati;
• evitare di rivelare al telefono informazioni di carattere personale;
• evitare il collegamento a reti non sicure o sulle quali non si abbiano adeguate garanzie;
• alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera conservare e tutelare i documenti eventualmente stampati provvedendo alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrato presso la Sua abituale sede di lavoro;
• qualora, invece, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il proprio domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà essere riposto in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura.

Nello specifico, quindi, il dipendente, dal punto di vista gestionale, in regime di smart working dovrà:

• Organizzare all’interno della propria abitazione una postazione di lavoro dedicata. Tale postazione dovrà disporre di appositi device, analogamente a quella lavorativa.
• Ridurre al minimo le interferenze di altri soggetti, eventualmente presenti nell’abitazione, in termini di rumore ed ingerenze/distrazioni.
• Organizzarsi con degli orari ben precisi (dal puntare la sveglia, al mattino, alla solita ora) cui attenersi riducendo al minimo le interruzioni o “pause caffè” pur prendendosi quelle necessarie, come se fosse preso la sede di lavoro.
• Rendere conto e ragione del proprio lavoro per dare e ricevere feedback; rendendosi presente ed efficiente, anche da remoto.

FONTE: FEDERPRIVACY